Grundsätzlich kann die Krisenstabsleitung von verschiedenen Funktionsträgern wahrgenommen werden, die dann wiederum die „Chefetage“ nur informiert. Ein solcher Funktionsträger kann beispielsweise sein:

• Standortleitung, Betriebsleitung, Fachbereichsleitung
• Krisenmanager, Risikomanager, Securitymanager
• eine Person mit Erfahrungen in Managementsystemen
• eine Person, die bereits Krisenerfahrung gesammelt hat oder Erfahrungen aus Blaulichtorganisationen (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst) oder von anderen Hilfsorganisationen mitbringt

Wesentlich ist, dass die Krisenstabsleitung über die notwendige Autorität, Kompetenz und Kapazität sowie den persönlichen Willen verfügt, um in einer Krisensituation effektiv für das Unternehmen zu agieren.

Die „ideale“ Krisenstabsleitung sollte Vertrauen in die Unternehmensführung und das Krisenteam haben und nicht emotional vom Ereignis belastet sein. Die Persönlichkeit sollte geprägt sein von folgenden Merkmalen:

• Führungsstark und verantwortungsbereit
• Teamfähig
• Schnelle Auffassungsgabe
• Ausgezeichnete Analysefähigkeiten
• Vorausschauend
• Weitsicht – aber auch Detailorientierung
• Entscheidungsfreudig
• Delegationsfähig
• Psychisch und physisch belastbar und stressresistent
• Fähigkeit zur Selbstreflexion
• Authentizität
• Kenntnisse im Krisenmanagement, juristischen Umfeld oder aus dem Bereich „Unternehmenssicherheit“ sind von Vorteil

Personen, die „Sicherheit“ und „Krisenmanagement“ als notwendiges Übel betrachten, sind eher ungeeignet.

PRO UND CONTRA: IST DIE KRISENSTABSLEITUNG „CHEFSACHE“?

PRO

• hohe Entscheidungsbefugnis
• symbolische Führung
• umfassender Überblick
• Vertretung nach außen
• direkter Zugang zu Stakeholdern
• konsistente Verfolgung der Unternehmensstrategie

CONTRA

• beides für sich zeitintensive Tätigkeiten (Überlastungsrisiko)
• emotionale Distanz nicht vorhanden
• potenzielle Interessenskonflikte
• ggf. andere Aufgaben im Krisenfall (Pressearbeit, Kommunikation mit der Belegschaft, Behörden, Aufsichtsrat, Vorstand etc.)
• Gründe für Entscheidungen aus rein „betriebswirtschaftlicher“ Sicht
• fehlendes Detailwissen
• negative Beeinflussung der Teamdynamik und der Perspektivenvielfalt
• fehlende Erfahrung im Umgang mit Krisen
• fehlende Nähe zum Standort/Ereignisort

ORGANISATIONSSTRUKTUREN FÜR NOTFALL- UND KRISENSTÄBE

Das primäre Ziel eines temporär aktivierten Krisenstabs ist es, schnell und kompetent auf Probleme zu reagieren und diese effektiv zu lösen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es entscheidend, dass der Aufbau des Krisenstabs keine zusätzlichen Organisations- oder Führungsprobleme schafft. Stattdessen sollte der Krisenstab so strukturiert sein, dass er sich nahtlos in die bestehende Unternehmensstruktur einfügt und diese im Krisenfall ergänzt.

Bei der Konzeption eines Krisenstabs sollte darauf geachtet werden, eine unnötige Aufblähung zu vermeiden. Ziel ist es, eine möglichst schlanke Struktur zu schaffen, die bei Bedarf flexibel erweitert werden kann. Getreu dem Motto: So klein wie möglich und so ausbaufähig wie nötig!

PERSPEKTIVEN IM AUFBAU EINES KRISENSTABS: VERSCHIEDENE ANSÄTZE UND IHRE ANWENDUNGEN

FUNKTIONSORIENTIERTER AUFBAU EINES KRISENSTABS

Ein zentraler Ansatz beim Aufbau eines Krisenstabs ist der „funktionsorientierte Aufbau“, der eine flexible und aufgabenbezogene Kompetenzverteilung ermöglicht. Dieser Ansatz passt sich den spezifischen Anforderungen einer Krisensituation an und ist nicht zwangsläufig an eine starre Hierarchie gebunden. Im Zentrum dieses Aufbaus steht ein Kernteam bestehend aus 3 bis 5 Personen, das durch weitere Zusatzfunktionen (dem sogenannten „erweiterten Krisenstab“) unterstützt wird.

Führungskräfte „in der Fläche“ unterstützen den Krisenstab auf operativer Ebene. Sie leiten die „vor Ort bzw. direkt im Einsatz“ befindlichen Beschäftigten an und sorgen für die Umsetzung und Überwachung der Entscheidungen und Maßnahmen des Krisenstabs. Diese Rollen sind bereits in der Alltagsorganisation des Unternehmens definiert und bedürfen keiner gesonderten Erläuterung.

Diese Einheiten können auch in einer Art Task-Force, Emergency Response Team, Notfallstab, als lokale Teams oder als Kommunikationsstab organisiert sein.

Diese anpassungsfähigen Strukturen gewährleisten eine schnelle und effektive Reaktion auf unterschiedliche Krisenereignisse. Wobei natürlich nicht auszuschließen ist, dass für spezifische Ereignisse wie z. B. IT-Vorfälle/Standort-/Gebäude-/Flächenausfälle oder Produktionsunterbrechungen/-ausfälle bereits definierte Strukturen existieren, die auf festgelegten Ereignisstichworten basieren. In manchen Fällen existiert bei diesem Aufbau zusätzlich eine übergeordnete Stelle/Instanz in Form eines nationalen oder globalen Krisenstabs, der Geschäftsleitung, des Vorstands oder Aufsichtsrats, die über wesentliche Erkenntnisse und Maßnahmen informiert werden müssen und ggf. auch in die Entscheidungsfindung einzubeziehen sind.

EINSATZORIENTIERTER AUFBAU EINES KRISENSTABS

In behördlichen und kommunalen Strukturen orientiert sich der Aufbau eines Krisenstabs häufig an einem „einsatzorientierten Aufbau“, der auf einer strukturierten und modularen Organisation basiert, bekannt als sogenannte „S-Funktionen“. Diese Herangehensweise ist insbesondere bei Großschadenslagen entscheidend, in welchen sowohl Einsatz- als auch Verwaltungsmaßnahmen veranlasst, koordiniert und überwacht werden müssen. Aus diesem Grund wird neben dem Führungsstab oft auch noch ein separater Verwaltungsstab eingerichtet.

Die Struktur dieser Stäbe umfasst in der Regel eine Stabsleitung, die Leitung verschiedener Sachgebiete sowie zusätzlich erforderliche Fachberater und Verbindungspersonen. Dieser Aufbau ermöglicht eine klare Aufgabenteilung und effiziente Koordination sowohl im operativen als auch im administrativen Bereich, wodurch eine umfassende und systematische Bewältigung von Großschadenslagen gewährleistet wird.

Diese verbreitete Herangehensweise fördert die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg, da die Funktionen standardisiert und einheitlich dargestellt sind, wodurch ein zeitaufwendiges Eindenken in unterschiedliche Strukturen entfällt.

In manchen Situationen kann es erforderlich sein, dass sowohl der Führungs- als auch der Verwaltungsstab gemeinsam mit einem Krisenstab im Unternehmen tätig werden. In solchen Fällen gestaltet sich die Zusammenarbeit wie folgt:

Einsatzorientierter Aufbau mehrerer Krisenstäbe am Beispiel eines Energieversorgers

MISCHFORM FUNKTIONS-/EINSATZORIENTIERTER AUFBAU EINES KRISENSTABS

Diese Hybridform kombiniert den bereits beschriebenen „funktionsorientierten Aufbau eines Krisenstabs“ mit vordefinierten Rollen für spezielle Aufgaben. Dazu zählen beispielsweise die Protokollführung und revisionssichere Dokumentation, die Erstellung und Visualisierung des Lagebilds und die strategische Beratung des Krisenstabs. Zusätzlich gibt es eine administrative Rolle für Unterstützungstätigkeiten wie Telefonate und Besorgungen. Geeignet für diese Aufgaben sind Personen aus verschiedenen Unternehmensbereichen, darunter z. B. Assistenzen, Projektmanager, Verantwortliche für das Notfall- und Krisenmanagement oder das Business Continuity Management (BCM) sowie Personen aus dem Risikocontrolling und der Unternehmensstrategie.

PROJEKTBASIERTER AUFBAU EINES KRISENSTABS

Der „projektbasierte Aufbau“ eines Krisenstabs kommt typischerweise nicht bei Ad-hoc-Krisen zum Einsatz, sondern wird bei besonderen Situationen mit signifikanten Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb („vermeintliche Krisen“) eingerichtet. Beispielsweise während der Corona-Pandemie, bei der Frage im Umgang mit dem bewaffneten Konflikt in der Ukraine oder Israel, bei drohender Gasmangellage oder Lieferkettenengpässen. Dieser Aufbau orientiert sich an der Struktur und Methodik des Projektmanagements, einschließlich definierter Meilensteile und Aufgabenpakete. Diese Herangehensweise ist besonders wirksam, wenn die Fragestellung spezifische, klar definierte Ziele und einen (endlichen) Zeitrahmen hat.

DIE STRUKTURIERUNG EINES KRISENSTABS IST EIN KONTINUIERLICHER UND DYNAMISCHER PROZESS, DER REGELMÄSSIGE ÜBERPRÜFUNGEN UND ANPASSUNGEN ERFORDERT. ES HANDELT SICH NICHT UM EINE EINMALIGE MASSNAHME, SONDERN UM EINE FORTLAUFENDE AUFGABE, DIE AUF VERÄNDERUNGEN UND NEUE ERKENNTNISSE REAGIERT.

Ein Krisenstab dient als tragende und stabile Säule innerhalb der Notfall- und Krisenorganisation und ist darauf ausgerichtet, allen Herausforderungen und Ereignissen konsequent standzuhalten.