ROLLENKARTEN ALS HILFSMITTEL

Sogenannte Rollenkarten sind visuelle Darstellungen der Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Mitglieds im Krisenstab. Mit „Rollenkarten“ lassen sich die wesentlichen Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen übersichtlich und verständlich zusammenfassen.

Rollenkarten können als Tischaufsteller im Krisenstabsraum platziert werden. Somit ist für alle Personen auf Anhieb ersichtlich, welche Rolle (Funktionsbezeichnung) die jeweilige Person einnimmt (in Sichtweite der anderen Personen am Tisch) und was die wesentlichen Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten des Krisenstabsmitglieds sind (in eigener Sichtweite). Somit kann sich jeder Einzelne seiner Rolle bewusst werden und es wird für alle Personen im Raum ersichtlich, für welche Funktion gegebenenfalls noch eine Besetzung fehlt.

Durch die Verwendung von Rollenkarten können Missverständnisse vermieden und die Effizienz des Krisenstabs deutlich verbessert werden. Denn Rollenkarten gewährleisten, dass alle Krisenstabsmitglieder und etwaige Dritte auf einen Blick erkennen, welches Mitglied welche Rolle/Funktion innehat, um Doppelarbeiten und Missverständnisse zu vermeiden.

ZIELGRUPPENSPEZIFISCHE SCHULUNGEN SIND UNVERZICHTBARE GRUNDVORAUSSETZUNG ALS VORBEREITUNG AUF DIE EIGENE ROLLE.

VERINNERLICHUNG DER ROLLE: MEHR ALS NUR KENNTNIS

Es ist wichtig zu betonen, dass die Rollenkenntnis mehr als nur das Lesen einer Karte umfasst. Jedes Teammitglied muss die eigene Rolle vollständig verinnerlichen und verstehen, wie sie sich in die Gesamtdynamik des Krisenstabs einfügt. Dies erfordert eine kontinuierliche Schulung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass alle potenziellen Krisenstabsmitglieder in der Lage sind, unter Druck angemessen zu handeln. Schulungen sollten zielgruppenspezifisch, professionell aufbereitet und didaktisch fundiert sein. Dieses Erfordernis sollte sich in einem Schulungs- und Übungskonzept widerspiegeln, das unter anderem die geschulten Inhalte, die Kompetenz des Referenten, den Teilnehmerkreis, die zeitliche Intensität, die Häufigkeit der Durchführung sowie etwaige Feedbackmöglichkeiten umfasst.

Zielgruppenspezifische Schulungen, die auf das eigene Rollenverständnis und die Fähigkeiten abzielen, sollten nicht nur Wissen zum Notfall- und Krisenmanagementsystem, den Unterlagen und der Stabsarbeit im Allgemeinen vermitteln, sondern dieses Wissen insbesondere durch Anwendungsfälle und praktische Übungen im Hinblick auf die Tätigkeiten im Ereignisfall vertiefen. Dadurch kann jedes Stabsmitglied seine Aufgaben unter Berücksichtigung der jeweiligen Rechte und Pflichten effektiv ausführen. Nur so erlangen die Krisenstabsmitglieder Selbstvertrauen in ihre Fähigkeiten und werden somit handlungssicher.

HANDLUNGSSICHERHEIT ERLANGEN!

Letztendlich ist eine klare Rollenverteilung und die Verinnerlichung der damit einhergehenden Verantwortung der Schlüssel zur erfolgreichen Bewältigung von Notfällen/Krisen jeglicher Art.

BEISPIELHAFTE INHALTE VON ZIELGRUPPENSPEZIFISCHEN SCHULUNGEN

ROLLE: „PROTOKOLLIERUNG“

THEORIETEIL:

• Bedeutung der Dokumentation
• Techniken und Werkzeuge zur effizienten und rechtssicheren Protokollierung
• Datenschutz, Vertraulichkeit und sichere Handhabung von sensiblen Informationen
• Erstellung und Management von Aktionslisten und Entscheidungsdokumenten
• Kommunikative Fähigkeiten
• Stress- und Zeitmanagement

PRAXISTEIL:

• Übungen zur schnellen und präzisen Erfassung von Informationen
• Anwendung oder Entwicklung von Protokollvorlagen, die in verschiedenen Krisenszenarien verwendet werden können
• Umgang mit digitalen Dokumentationswerkzeugen
• Analyse von Beispielprotokollen und Diskussion über Verbesserungsmöglichkeiten



ROLLE: „VISUALISIERUNG“

THEORIETEIL:

• Bedeutung der Lagevisualisierung
• Datenaufbereitung
• Grundprinzipien und Techniken zur effektiven Visualisierung von Kriseninformationen
• Einsatz von Software und Tools zur Datenvisualisierung
• Erstellung von Lagekarten und Entscheidungsdiagrammen
• Wichtigkeit der visuellen Kommunikation für die Entscheidungsunterstützung

PRAXISTEIL:

• Praktische Sessions zur Erstellung von Visualisierungen anhand von Echtzeitdaten
• Gruppenarbeiten zur Verbesserung der visuellen Darstellung komplexer Situationen
• Analyse und Verbesserung von Visualisierungsbeispielen
• Effektive Präsentationstechniken