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Krisenstabsarbeit: Aufgaben für den Ereignisfall
Krisenstabsarbeit: Wichtige Aufgaben im Ereignisfall
Außergewöhnliche unternehmenskritische Ereignisse können jederzeit und in unterschiedlichster Ausprägung eintreten. Beim Eintritt eines kritischen Ereignisses können nicht nur technische Anlagen und die Funktionsfähigkeit des Unternehmens bedroht sein, sondern ggf. auch Menschenleben. Daher ist es essentiell, dass sich ein Krisenstab seiner Aufgaben und Verantwortung im Ereignisfall stets bewusst ist, um die Schadens- und Ereignisbewältigung angemessen und strukturiert anzugehen.
Der Krisenstab ist eine besondere (provisorisch zusammengesetzte) Gruppe von Vertretern unterschiedlichster Bereiche innerhalb der Aufbauorganisation in Not- und Krisenfällen, die aufgrund von besonderen Ereignissen situationsbedingt einberufen wird. Dieses zentrale Krisenreaktionsinstrument wird nur dann eingesetzt, wenn ein Vorfall hinreichend gravierend erscheint, um diese besondere, vom Alltag losgelöste, Aufbauorganisation einzuberufen.
KRISENSTABSMITGLIEDER DEFINIEREN
Vertreter im Krisenstab sollten stressresistente Personen sein, die aus den von einer Krise betroffenen sowie an deren Behebung beteiligten Bereichen stammen und über die notwendige Expertise verfügen, wie z. B. Vertreter aus- Betriebsleitung, Geschäftsführung, Vorstand,
- Niederlassungsleitung,
- Facility Management, Haustechnik,
- Sicherheitsabteilung,
- IT, Datenschutz, Compliance, Arbeitssicherheit etc.,
- Rechtsabteilung,
- Personalabteilung,
- Pressestelle, Kommunikationsabteilung, Öffentlichkeitsarbeit und
- ggf. weitere für die Ereignisbewältigung benötigte Fachstellen.
Im Anschluss der Ereignisbewältigung kehren die Mitglieder des Krisenstabs wieder in ihre ursprüngliche Rollen- und Aufgabenverteilung im Unternehmen zurück.
Die personelle Stärke und Zusammensetzung des Krisenstabs ist nicht in jedem Fall identisch, sondern hängt maßgeblich vom Ereignis ab (IT-Ausfall, Brand, Gefahrstoffaustritt, Wasserschaden, Produktionsanlagenausfall, Arbeitsunfall mit tödlichem Ausgang etc.). Alle Fachberater sowie deren individuelle ereignisspezifische Funktion und Verantwortlichkeit im Krisenstab sollten bereits im Vorfeld in entsprechenden Alarmierungsplänen für alle Tages- und Nachtzeiten inkl. Aufgabenzuweisung und Vertreterregelungen definiert werden. Der Krisenstab sollte als Kooperationseinheit agieren, da Hierarchiestrukturen während der Krisenstabsarbeit stark abgeflacht sind, was u. a. eine offene Kommunikation untereinander fördert. Idealerweise unter einem führungserfahrenen und allein verantwortlichen Krisenstabsleiter. Nur dadurch ist sichergestellt, dass auch unter hohem Druck Entscheidungen schnell getroffen und mit vereinten Kräften umgesetzt werden können. Sollte diese Funktion nicht von der obersten Leitungsebene gestellt werden, ist es wichtig, dass der Krisenstabsleiter die notwendigen Entscheidungskompetenzen innehat.
Der Krisenstab tritt zusammen, um die Lage aus den unterschiedlichsten Perspektiven zu beurteilen und Sofortmaßnahmen einzuleiten. Das Ziel der Krisenstabsarbeit stellt hierbei die Rettung von Menschenleben sowie den Schutz von Umwelt und Sachgütern dar. Das unternehmerische Ziel, also die zeitnahe Fortführung der Geschäftstätigkeit, sollte dennoch nicht aus den Augen verloren werden.
Die Aufgabe der Krisenstabsmitglieder besteht darin, den Krisenstabsleiter bei der Beurteilung der Lage zu beraten, Entscheidungen vorzubereiten und die Ausführungen zu koordinieren und zu überwachen. Sie stellen bildlich gesprochen „Hand und Kopf des Entscheiders“ dar. Dies geschieht mit Hilfe eines sog. Lagebeurteilungsprozesses. Jede Information wird dabei systematisch erfasst, die Bedeutung für die Lage eruiert und daraus logische Schlüsse gezogen, um anschließend konkrete Maßnahmen zu definieren, deren Erfolg wiederum kontrolliert werden muss. Dieser Prozess sollte stetig und bis zum Ende durchdacht und umgesetzt werden, damit keine Einzelaspekte ins Leere laufen und alle Maßnahmen auf Plausibilität geprüft werden können.
Die getroffenen Maßnahmen beziehen sich in der ersten Ereignisphase vorwiegend auf den Kontakt zu den Blaulichtorganisationen, die Informationsbeschaffung, die Bereitstellung von Hilfsmitteln und Räumlichkeiten sowie die interne und externe (Krisen-)Kommunikation. Erst im weiteren Verlauf kommen die Fortführung und der Wiederanlauf der Geschäftsprozesse, als sog. Business Continuity Management (betriebliches Kontinuitätsmanagement) bezeichnet, hinzu.
- sich umfassend über die aktuelle Lage zu informieren und zusätzliche Lageinformationen als (Gesamt-)Lagebild kontinuierlich fortzuschreiben
- den Informationsfluss in den Krisenstab hinein und aus dem Krisenstab heraus zu strukturieren
- vorbereitete Notfallpläne auszuführen/anzuweisen sowie weitere Maßnahmen zu veranlassen, zu koordinieren und zu überwachen
- aktuelle Informationen für Entscheidungsträger innerhalb des Unternehmens und der Blaulichtorganisationen bereitzuhalten
- die interne und externe (Krisen-)Kommunikation zu koordinieren bzw. zu übernehmen
- die Entsendung von Verbindungspersonen zu koordinieren und zu veranlassen
- ggf. benötigte Betreuungsflächen für Blaulichtorganisationen bereitzustellen
- eine gerichtsfeste Dokumentation der Krisenstabsarbeit (Beteiligte, getroffene Entscheidungen etc.) zu erstellen
Auch die adäquate Nachbereitung einer bewältigten Krise sollte dringend bedacht werden. Alle getroffenen Entscheidungen und durchgeführten Maßnahmen sowie etwaige Defizite und aufgetretene Problemstellungen während der Krisenstabsarbeit sollten im Nachgang detailliert betrachtet und ausgewertet werden, um für zukünftige Ereignisse noch besser aufgestellt zu sein.
Kein Unternehmen sollte sich von einem unternehmenskritischen Ereignisfall überraschen oder gar überrumpeln lassen. Für den Umgang mit außergewöhnlichen Lagen/Situationen ist es stets besser, bereits im Vorfeld eine entsprechende Aufbau- und Ablauforganisation inkl. Aufgabenverteilung definiert zu haben, die unterschiedlichsten (Notfall-/Krisen-)Szenarien in regelmäßigen Abständen zu betrachten und die Krisenstabsarbeit im Idealfall auch regelmäßig anhand von Krisenstabsübungen zu trainieren. Nur dadurch ist der Krisenstab bestmöglich auf die Lagebeurteilung und Bewältigung eines Schadensereignisses vorbereitet.
