Auswahl und Ausstattung eines Krisenstabsraums

MEHRERE PERSONEN ZUSAMMENGEPFERCHT IM BÜRO DES VORGESETZTEN – OHNE TECHNISCHE INFRASTRUKTUR, OHNE AUSREICHEND SITZGELEGENHEITEN; ES IST LAUT, STICKIG, UNKOORDINIERT…

Krisenstabsarbeit sollte strukturiert ablaufen, denn bei Notfall- und Krisenereignissen oder Sicherheitsvorfällen muss die Lage beurteilt, Entscheidungen getroffen und Maßnahmen umgesetzt werden. Hierfür ist als Grundbaustein der Überlegungen zum Notfall- und Krisenmanagement ein Raum zu definieren, der alle notwendigen standortspezifischen Faktoren berücksichtigt.

Ein Krisenstabsraum ist das Herzstück des Krisenmanagements und dient dem Krisenstab als zentraler Arbeitsort vor, während und nach einer Notfall- oder Krisenlage. Er fungiert dabei in erster Linie als zentraler Treffpunkt für Krisen(stabs-)besprechungen und bildet eine adäquate Arbeitsumgebung für den Krisenstab im Rahmen der Lagebewältigung.

Die Lage und Ausstattung des Krisenstabsraums unterstützt den Krisenstab optimal bei der Arbeit in oftmals unstrukturierten und chaotischen Lagen. Daher sollte der Standort des Krisenstabsraums gut gewählt sein, um in Ruhe arbeiten zu können.

7 TIPPS ZUR ÖRTLICHEN AUSWAHL EINES KRISENSTABSRAUMS

1. Die Hauptfrage bei der Planung eines Krisenstabsraums ist, ob der Raum ausschließlich dem Krisenstab zur Verfügung steht oder auch für andere alltägliche Zwecke Verwendung findet. Entsprechend sind separate Schränke (Aufbewahrungskisten) oder dergleichen vorzusehen.

2. Der Krisenstabsraum sollte abgeschieden liegen, um nicht in das Geschehen unmittelbar „hereingezogen“ zu werden. Des Weiteren sollte er möglichst abhörsicher und von außen nicht einsehbar sein. Dies dient insbesondere dem Schutz vor Informationsabflüssen.

3. Der Krisenstabsraum sollte sich in Bezug auf die Größe an der zu erwartenden Maximalanzahl der Krisenstabsmitglieder (inkl. interner und externer Fachberater) orientieren, um einen ausreichenden Bewegungsspielraum zu bieten und idealerweise auch über Nebenräume (drucken, telefonieren etc.) verfügen. Im Optimalfall sollten sich Toiletten und Teeküchen im unmittelbaren Nahbereich zum Krisenstabsraum befinden oder zumindest binnen kurzer Zeit fußläufig erreichbar sein. Es gibt noch eine Reihe weiterer relevanter Zusatzmerkmale, die einen Krisenstabsraum auf ein „höheres“ Niveau heben, wie beispielsweise:

• separate Ruhe- und Pausenräume
• separate Telefonräume (oder – sofern angemessen – separate Kommunikations-/ Nachrichtenzentrale ggf. mit abgetrennter Glaswand)
• separater Besprechungsraum/separate Besprechungszonen
• separater Raucherbereich

4. Unbefugten sollte die Zugänglichkeit zu den Krisenstabsflächen bzw. der Zutritt zum Krisenstabsraum keinesfalls ungehindert möglich sein (ggf. kann dies auch durch einen Sicherheitsmitarbeiter, der den Zutritt überwacht, realisiert werden). Die Krisenstabsmitglieder sollten jederzeit den Krisenstabsraum erreichen und Zutritt erlangen können. Auch die zur Verfügung stehenden Parkmöglichkeiten oder das Vorhandensein von Hintereingängen sollte Berücksichtigung finden. Von einer „allgemeinen Bekanntmachung“ des Standortes ist abzuraten, um ungewollte Besuche bereits im Vorfeld präventiv zu minimieren.

5. Es werden möglichst viele Wandflächen benötigt, um die Lage visualisieren zu können (Projektionsfläche, Lagepläne, Whiteboard, Flipchart, TV etc.). Auch generelle Schallschutzmaßnahmen im Raum (Wand, Decke, Boden) bzw. der Arbeitsplätze sollten bedacht werden.

6. Für den Fall, dass das Gebäude oder gar der Standort nicht betreten werden kann bzw. nicht funktionsfähig ist, sollten innerbetriebliche Ersatzräumlichkeiten bzw. auch außerbetriebliche Ausweichflächen bzw. eine mobile Lösung (z. B. mittels einer mobilen Krisenstabskiste) vorgesehen werden.

7. Zu den Grundsatzausstattungen eines Krisenstabsraums zählen:

• eine Klimatisierung mit Regulierungsmöglichkeit, um die Arbeitsbedingungen zu optimieren,
• Verdunklungsmöglichkeiten,
• eine redundante unterbrechungsfreie Stromversorgung sowie
• eine redundante Telekommunikations- und Internetversorgung.
  

TIPPS ZUR AUSSTATTUNG EINES KRISENSTABSRAUMS

Eine zentrale Rolle bei der Krisenstabsarbeit nimmt der Tisch ein. Bei der Auswahl ist darauf zu achten, dass die Entfernung der Krisenstabsmitglieder zueinander möglichst gering sein sollte. Der Tisch sollte zentral aufgestellt werden, um alle im Raum befindlichen Personen und Visualisierungen erfassen zu können. Alternativ empfiehlt sich die Zweiteilung (beispielsweise mittels „Hufeisenform“ oder zwei Kreise) für den Fall, dass zu viele Personen im Krisenstab sitzen. Die Stühle sollten so ergonomisch und flexibel gewählt werden, dass die Nutzung möglichst geräuscharm ist und einen optimalen Sitzkomfort insbesondere für längere Lagen bietet. Auch die weitere Möblierung sollte den Gegebenheiten und der Nutzungsart angemessen sein (z. B. verschließbare Schränke etc.).

INFRASTRUKTURELLE AUSSTATTUNG:

• Telekommunikations- und Internetanschluss
• Radiogerät (ggf. Kurbelradio)
• Fernsehgerät (inkl. Fernsehempfang bzw. Fernsehanschluss)
• Tonbandgerät (zur Permanentaufnahme des Geschehens und der nachgelagerten Rekonstruktion von einzelnen Abläufen)
• verschiedene Behälter zur Abfallentsorgung
• Aktenvernichter oder Datentonne
• Getränke (z. B. stilles Wasser) sowie Gläser und Tassen, ggf. Kaffeemaschine
• Vitamin- und energiereiche Nahrung (z. B. Müsliriegel, Energieriegel, Nüsse, Trockenobst)
• Garderobenständer
• Hinweistafel „Sitzordnung des Krisenstabs“ sowie Sitzplatzaufsteller mit den entsprechenden Funktionsbezeichnungen der einzelnen Krisenstabsmitglieder

ARBEITSAUSSTATTUNG:

• Vernetzte Rechner oder Laptops inkl. Ladekabel
• mobile Speichermedien
• Multifunktionsgeräte
• Funkgeräte
• Visualisierungstechnik (z. B. Beamer mit Projektionsleinwand, Flipchart, Whiteboard)
• Telefone und (sofern erforderlich) Prepaid-Mobiltelefone (inkl. Ladegeräte, Headsets) mit „unbekannten“ Nummern
• Büromaterialien (z. B. Umschläge, Karteikarten, Klemmbrett, Klebezettel, Heftgerät, Locher, Schnellhefter, Permanent-Marker, Presenter, Whiteboard-Marker)
• Gedrucktes Notfall- und Krisenhandbuch
• Gedruckte Notfall- und Krisenpläne (sofern vorhanden)
• Standort- und Gebäudepläne sowie ggf. Anlagenpläne in ausreichender Größe
• Nachschlagewerke (Telefonbuch etc.)
• Verbrauchsmaterialien
• ggf. persönliche Schutzausrüstung, wenn mit Freisetzung gefährlicher Substanzen zu rechnen ist
• Sonstiges: Verlängerungskabel, Absperrband, Warnwesten, Megaphone, Taschenlampen, Erste-Hilfe-Set, Taschentücher usw.

Der Krisenstabsraum und die darin enthaltenen Ausstattungen sollten regelmäßig (z. B. mindestens einmal im Quartal) auf ihre Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit hin geprüft werden. Eine uneingeschränkte Einsatzbereitschaft des Krisenstabsraums ist notwendig, um die optimalen Rahmenbedingungen schaffen zu können. Das bedeutet: Zweckentfremdungen sind zu vermeiden, ausstattungsseitige Veränderungen müssen unterbunden oder zumindest abgestimmt werden und eine 24/7-Zugangsmöglichkeit für alle Krisenstabsmitglieder muss sichergestellt sein.

Für den Fall, dass es zu einem Ereignis wie beispielsweise einer Pandemie kommt und ein persönliches Zusammenarbeiten der Krisenstabsmitglieder wenig sinnvoll erscheint, sollten geeignete Alternativen vorgesehen werden, wie beispielsweise die Umstellung auf eine elektronische Krisenstabstagung mit Hilfe eines geeigneten Telefon- und Videokonferenzsystems.