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Betriebliche Pandemieplanung: 15 effektive Tipps für die Praxis

FOLGENDE 15 TIPPS SOLLTEN BEI DER „BETRIEBLICHEN PANDEMIEPLANUNG“ GENERELL BERÜCKSICHTIGT WERDEN

1. INFORMIEREN SIE SICH FRÜHZEITIG UND KONTINUIERLICH ÜBER DIE ENTWICKLUNG UND AUSBREITUNG DES VIRUS!

Bei einer Epidemie oder Pandemie stehen Unternehmen und Beschäftigte schnell erheblichen Herausforderungen gegenüber. Je nachdem, wie viele Beschäftigte erkranken oder aufgrund anderer Umstände ausfallen, stehen mitunter ganze Abteilungen still. Darüber hinaus können auch der Bund oder die Länder in einem Epidemie- oder Pandemiefall erhebliche Einschränkungen des öffentlichen Lebens beschließen, wie beispielsweise die vorübergehende Schließung von Betrieben, die Anordnung von Quarantänemaßnahmen oder die Verhängung von Ausgangssperren. Halten Sie sich daher bezüglich der Lageentwicklung stets über alle Kanäle auf dem Laufenden und vernetzen Sie sich ggf. mit anderen Unternehmen aus Ihrer Branche.

2. BEWAHREN SIE EINEN KÜHLEN KOPF!

Nicht jeder Virus weitet sich zum betrieblichen Desaster aus. Eine Pandemie kündigt sich immer mit einem gewissen zeitlichen Vorlauf an und steht am Ende einer längeren Entwicklung, die als lokale Infektion beginnt und sich nach und nach zu einer Epidemie ausweitet. Tritt sie anschließend länder- und kontinentübergreifend auf, ist von einer Pandemie die Rede. Die Einschätzung dazu trifft die „World Health Organization“ (kurz: WHO, zu Deutsch „Weltgesundheitsorganisation“).

3. ERSTELLEN SIE EINEN „BETRIEBLICHEN PANDEMIEPLAN“ UND BEREITEN SIE SICH FRÜHZEITIG VOR!

Benennen Sie einen Pandemieverantwortlichen und definieren Sie einen Krisenstab, der sich mit den Fragen rund um die Pandemieplanung befasst. Dieser könnte beispielsweise aus den folgenden Funktionsbereichen bestehen:

• Geschäftsleitung, Betriebsleitung oder Standortleitung,
• Personalabteilung,
• Finanzabteilung,
• Facility Management,
• IT-Abteilung,
• Arbeitnehmervertretung sowie
• ggf. Vertreter aus einzelnen kritischen Betriebsbereichen.

Planen und verschriftlichen Sie Ihre betriebsspezifischen Maßnahmen „vor“, „während“ und „nach“ einer Pandemie.

4. ZUSAMMENARBEIT MIT DEM ARBEITS- UND GESUNDHEITSSCHUTZ!

Ziehen Sie zur Erstellung des „Betrieblichen Pandemieplans“ fachlich versierte Personen heran und besorgen Sie sich Informationen von:

• Betriebsärzten,
• Fachkräften für Arbeitssicherheit,
• Sicherheitsverantwortlichen,
• Juristen,
• den Unfallversicherungsträgern sowie
• Bund und Ländern, die Empfehlungen zur Pandemieplanung herausgeben.
  

5. BESCHAFFEN SIE HILFSMITTEL UND PERSÖNLICHE SCHUTZAUSRÜSTUNGEN!

Sorgen Sie für eine frühzeitige und angemessene – jedoch keinesfalls übertriebene – Pandemiebevorratung mit beispielsweise:

• Reinigungs- und Desinfektionsmitteln,
• Papierhandtüchern,
• Einweghandschuhen,
• Hygienemasken,
• persönlichen Schutzausrüstungen,
• kontaktlosen Fiebermessgeräten,
• Arzneimitteln usw.



6. STELLEN SIE DIE FINANZIELLE LIQUIDITÄT SICHER!

Bauen Sie in wirtschaftlich guten Zeiten ausreichend Rücklagen für schlechtere und krisenbehaftete Zeiten auf. Sollten Sie im Rahmen einer Pandemie finanzielle Engpässe erwarten, stehen Ihnen ggf. die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

• Hausbank kontaktieren: Bei notwendigen Überbrückungsfinanzierungen sollte als erster Schritt zeitnah das Gespräch mit der Hausbank gesucht werden.
• Bürgschaftsbank kontaktieren: Kredite zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen können durch die Bürgschaftsbank gesichert werden.
• Kurzarbeit beantragen: Die Notwendigkeit von Kurzarbeit und die Beantragung von Kurzarbeitergeld für die Belegschaft sollte geprüft werden.
• Steuerstundung beantragen: Das zuständige Finanzamt oder der Steuerberater kann bei den Möglichkeiten von Steuerstundungen etc. unterstützen.



7. NEHMEN SIE IHRE GESCHÄFTS- UND BETRIEBSABLÄUFE IN DIE BETRIEBLICHE PANDEMIEPLANUNG AUF!

Klären Sie frühzeitig den Personaleinsatz und die Personalbetreuung, falls eine Vielzahl der Beschäftigten ausfallen sollte. Beantworten Sie dafür beispielsweise die folgenden Fragen:

• Wer ist Inhaber der gleichen Führerscheine für Fahrzeuge und als Ersatzfahrer geeignet?
• Wer kennt sich mit den Anlagen und Maschinen oder spezieller Software aus?
• Wer verfügt über ggf. zwingend erforderliche Passwörter?
• Sind notwendige Handlungs- und Vertretungsvollmachten erteilt?
• Welche Vorbereitung ist erforderlich, wenn eine Vielzahl von Beschäftigten aus dem „Home-Office“ arbeiten muss?
• Wie wird mit Mehr- oder Minderarbeit umgegangen?
• Welche Personen könnten ggf. reaktiviert werden, beispielsweise aus der Altersteilzeit heraus?
• Wie lassen sich die zwischenmenschlichen Infektionsketten am effektivsten unterbrechen?
• Welche Schlüsselpersonen müssen ggf. besonders geschützt werden?

8. ES GEHT NICHT OHNE DIE BESCHÄFTIGTEN: LEISTEN SIE ÜBERZEUGUNGSARBEIT!

Beziehen Sie Schlüsselpersonen von Anfang an in die betriebliche Pandemieplanung ein und informieren Sie die Beschäftigten, dass im Unternehmen ein „Betrieblicher Pandemieplan“ vorliegt und was dieser konkret beinhaltet bzw. vorsieht. Geben Sie sachliche Anweisungen – das vermeidet unnötige Panik und Zeitmangel bei der Umsetzung in der Krise. Machen Sie sich eins bewusst: Ohne die Unterstützung Ihrer Beschäftigten sind Ihre Vorsorgemaßnahmen unvollständig und können mitunter sogar wirkungslos werden. Halten Sie die Beschäftigten stets auf dem Laufenden. Sie können auch bereits im Vorfeld beispielsweise im Rahmen von sogenannten „Gesundheitstagen“ mit Informationen, Impfungen im Betrieb etc. viel für die Gesundheit Ihrer Beschäftigten leisten.

9. PRÜFEN SIE ALTERNATIVEN ZU DIENSTREISEN UND TAGUNGEN!

Moderne Medien erlauben es, sich ohne persönlichen Kontakt mit Geschäftspartnern und Beschäftigten intensiv auszutauschen. Beispielsweise bieten Telefon- und Videokonferenzen einen adäquaten Ersatz. Stellt sich heraus, dass Dienstreisen unverzichtbar sind, klären Sie die Reisenden über wichtige Hygienemaßnahmen auf.

10. HYGIENE IM BETRIEB!

WAS ARBEITGEBER BEACHTEN SOLLTEN:

Setzen Sie als Arbeitgeber klare Zeichen für bessere Hygiene nicht nur vor, sondern vor allen Dingen während einer Pandemie:

• Stellen Sie Waschmöglichkeiten und ausreichend Handseife zur Verfügung.
• Sorgen Sie für ausreichend Vorräte an Seife, Papierhandtüchern sowie Reinigungs- und Desinfektionsmitteln.
• Unterweisen Sie alle im Unternehmen tätigen Personen zu den gängigsten Hygienemaßnahmen wie beispielsweise „Hände richtig waschen“ oder „Wann Hände waschen?“.
• Auch die Ausgabe der persönlichen Schutzausrüstung und anderer Hilfsmittel sollte entsprechend vorbereitet werden.
• Geben Sie klare und verständliche Anweisungen zum Verhalten erkrankter Beschäftigter.

WAS BESCHÄFTIGTE BEACHTEN SOLLTEN:

Gerade die Handhygiene ist eine sichere Maßnahme, um die Ausbreitung von Keimen zu minimieren. Beachten Sie deshalb die folgenden Hinweise:

• Verzichten Sie konsequent auf Handkontakte.
• Fassen Sie sich mit den Händen nicht ins Gesicht, denn über Augen, Mund und Nase dringen Krankheitserreger spielend leicht in den Körper ein.
• Waschen Sie Ihre Hände in regelmäßigen Abständen.
• In öffentlichen Verkehrsmitteln befinden sich Erreger auf Haltestangen und anderen Oberflächen. Waschen Sie sich bei nächster Gelegenheit sofort die Hände und nutzen Sie bei längeren Fahrten zwischendurch ein Desinfektionsmittel oder meiden Sie derartige Verkehrsmittel gänzlich.
• Pflegen Sie eine neue Routine beim Niesen und Husten: Niesen und husten Sie in den Ärmel und nicht in Richtung anderer Personen.
• Wenn Menschen in Ihrer unmittelbaren Umgebung husten, halten Sie Abstand.
• Lüften Sie Arbeitsräume wenigstens 4-mal täglich für mindestens 10 Minuten.
• Befolgen Sie die Pandemieanweisungen Ihres Arbeitgebers anstandslos und weisen Sie andere Personen, die sich offensichtlich nicht an die Anweisungen halten, umgehend auf ihr Fehlverhalten hin.

11. UMGANG MIT ERKRANKUNGEN!

WAS ARBEITGEBER BEACHTEN SOLLTEN:

Klären Sie folgende Fragen und bestimmen Sie verantwortliche Personen:

• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie sich bei einer Erkrankung zu verhalten haben.
• Wer betreut Beschäftigte, wie sollte diese Betreuung aussehen und wo werden erkrankte Personen „isoliert“, bis sich ein Arzt um die erkrankte Person kümmert oder Angehörige eine Abholung organisieren?
• Legen Sie in einer Betriebsanweisung sachlich fest, welche vorsorgenden Schutzmaßnahmen zu befolgen sind. Dazu zählt der Abstand zum Erkrankten sowie der Einsatz von Desinfektionsmitteln, Einweghandschuhen und Hygienemasken.
• Stimmen Sie mit dem Betriebsarzt ab, welche Medikamente im Unternehmen für den Notfall gelagert und bereitgehalten werden sollten.
• Prüfen Sie frühzeitig die technischen sowie organisatorischen Möglichkeiten, Arbeiten ins „Home-Office“ zu verlagern, um die Ausbreitung von Infektionen einzudämmen.

WAS BESCHÄFTIGTE BEACHTEN SOLLTEN:

Beteiligen Sie sich aktiv und verantwortungsvoll an den Pandemievorgaben Ihres Arbeitgebers:

• Informieren Sie sich im Betrieb über das Vorgehen im Krankheitsfall.
• Beachten Sie alle Hygieneregeln, die aufgestellt wurden und empfohlen werden.
• Bleiben Sie zu Hause, wenn Sie an sich erste Krankheitssymptome feststellen. Nehmen Sie zunächst telefonischen Kontakt zu einem Arzt auf und folgen Sie dessen Anweisungen.
• Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Arzt, dem Gesundheitsamt oder Ihrem Arbeitgeber, ob Sie der Arbeit fernbleiben sollen, wenn Familienangehörige erkranken.

12. HALTEN SIE IHREN „BETRIEBLICHEN PANDEMIEPLAN“ STETS AKTUELL!

Infektionen haben die Eigenschaft, sich kontinuierlich anzupassen und zu verändern, dadurch entstehen immer wieder neue Erreger. Sie sollten Ihren „Betrieblichen Pandemieplan“ daher in regelmäßigen Abständen – im Hinblick darauf, ob dieser den aktuellen Gefahren und Risiken noch standhält – überprüfen und ggf. aktualisieren bzw. prozessseitig anpassen.

13. PLANEN SIE FRÜHZEITIG DIE ERFORDERLICHEN PROZESSE FÜR EINE ADÄQUATE RÜCKKEHR IN DEN NORMALBETRIEB!

Erst im Nachgang einer Pandemie zeigt sich das wahre Ausmaß der Schäden und Beeinträchtigungen. Bereiten Sie daher frühzeitig alle erforderlichen Prozesse für eine adäquate Rückkehr zur Normalität vor und informieren Sie Ihre Beschäftigten über die Vorgehensweise zur Wiederherstellung der Betriebs- und Geschäftsfähigkeit. Analysieren Sie auch die Mängel, die während der Pandemiephase aufgetreten sind und beseitigen Sie diese zumindest in der Theorie, denn „Nach der Pandemie ist vor der nächsten Infektion!“.

14. NEHMEN SIE BEI FRAGEN ZUR BETRIEBLICHEN PANDEMIEPLANUNG PROFESSIONELLE HILFE IN ANSPRUCH!

Sie sind nicht allein und sollten bei der Pandemieplanung das Rad nicht neu erfinden. Sollten Sie Unterstützung bei der betrieblichen Pandemieplanung benötigen, schauen Sie doch einmal in unseren Downloadbereich. Alternativ erhalten Sie auch bei Ihrem zuständigen Unfallversicherungsträger, dem Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe oder auf den Seiten des Robert Koch-Instituts weitere Informationen zum Thema „Betriebliche Pandemieplanung“.



15. NACH DER KRISE IST VOR DER KRISE!

Nutzen Sie den Moment und setzen Sie sich grundsätzlich mit dem Thema „Notfall- und Krisenmanagement“ auseinander. Bereiten Sie sich auch auf andere Ereignisfälle und Szenarien vor, die zu Personen- sowie Sach- und Umweltschäden führen oder eine Beeinträchtigung oder gar einen Stillstand Ihres Unternehmens zur Folge haben könnten.