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Anweisungen im Krisenfall
Perfekte Anweisungen im Krisenfall: Einfühlsam und zielgerichtet handeln
Im Arbeitsalltag, vor allem aber in Notfall- und Krisensituationen, sind klare und präzise Anweisungen ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Handlungsablaufs. Oft wird jedoch unterschätzt, wie schwierig es ist, wirklich präzise Anweisungen zu geben. Diese Fähigkeit erfordert nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch Kommunikationsgeschick und die Berücksichtigung verschiedener psychologischer und sozialer Faktoren.
Die korrekte Weitergabe von Anweisungen ist nicht nur in der alltäglichen Kommunikation wichtig, sondern insbesondere in Situationen, in denen die Zeit drängt und Fehlinterpretationen fatale Folgen haben können – wie beispielsweise im Rahmen der Krisenstabsarbeit. Hier ist es entscheidend, dass Anweisungen so präzise formuliert sind, dass Missverständnisse von Anfang an vermieden werden. Dies bedeutet, dass die Anweisung verständlich, nachvollziehbar und durch das Gegenüber problemlos umsetzbar sein muss, ohne offene Fragen und mit einer klaren Vorstellung davon, was konkret zu tun ist.
DIE HERAUSFORDERUNG BESTEHT DARIN, EINE ANWEISUNG SO ZU FORMULIEREN, DASS SIE FÜR ALLE BETEILIGTEN VERSTÄNDLICH IST, OHNE DABEI WICHTIGE DETAILS AUSZULASSEN ODER ZU VERKOMPLIZIEREN.
HERAUSFORDERUNGEN BEIM GEBEN VON ANWEISUNGEN
ES GIBT MEHRERE GRÜNDE, WARUM ES SO SCHWIERIG IST, KORREKTE ANWEISUNGEN ZU GEBEN:
- Unterschiedliche Wissensstände: Im Miteinander gibt es häufig unterschiedliche Wissensstände. Während die eine Person tief in einem Thema steckt, hat die andere möglicherweise nur oberflächliche Kenntnisse.
- Stress und Zeitdruck: Zeitdruck oder hohe Arbeitsbelastung kann dazu führen, dass Anweisungen ungenau oder vorschnell erteilt werden. Die Folge: Missverständnisse, Verzögerungen und Fehlentscheidungen.
- Fehlende Rückversicherung: Oft wird angenommen, dass eine Anweisung verstanden wurde, ohne dies zu überprüfen. Es muss sichergestellt werden, dass die Person, die die Anweisung erhält, diese tatsächlich richtig interpretiert.
- Mehrdeutigkeit der Formulierung: In der Kommunikation kann Mehrdeutigkeit leicht auftreten, insbesondere wenn Begriffe oder Ausdrücke verwendet werden, die nicht klar definiert sind. Ein klassisches Beispiel: „so schnell wie möglich“. Was genau bedeutet das? Für den einen heißt das „in den nächsten fünf Minuten“, für den anderen „bis zum Ende des Tages“. In kritischen Situationen können die Konsequenzen solcher Missverständnisse verheerend sein.
STRATEGIEN FÜR DAS GEBEN KLARER ANWEISUNGEN
- Empfänger: Wer soll etwas tun?
- Auftrag: Was soll getan werden?
- Ziel: Wo/Warum soll etwas getan werden?
- Mittel: Womit soll etwas getan werden?
- Zeit: (Bis) Wann soll etwas getan werden?
- Rückmeldung: geben/einfordern!
ES GIBT EINE REIHE VON BEWÄHRTEN METHODEN, DIE HELFEN KÖNNEN, ANWEISUNGEN KORREKT UND EFFIZIENT ZU GEBEN:
- Formulieren Sie Anweisungen so einfach wie möglich. Fachjargon oder zu komplizierte Sätze können für Verwirrung sorgen. Es ist besser, klare, kurze Sätze zu verwenden, die das Wesentliche auf den Punkt bringen.
- Anweisungen sind leichter nachvollziehbar, wenn Kontext und Ziel klar dargelegt werden. Wenn die Empfänger der Anweisung verstehen, warum etwas getan werden muss, sind sie eher in der Lage, die richtige Vorgehensweise zu wählen.
- Fördern Sie eine offene Kommunikationskultur, in der Rückfragen nicht als Zeichen von Schwäche oder Unwissenheit betrachtet werden, sondern als essenzieller Bestandteil der korrekten Aufgabenbewältigung.
- Ein effektiver Weg, um sicherzustellen, dass eine Anweisung richtig verstanden wurde, ist das Einholen von Feedback. Eine einfache Methode ist das sogenannte „Spiegeln“, bei dem die empfangende Person die Anweisung in eigenen Worten wiederholt.
- In komplexen Situationen kann es hilfreich sein, Prioritäten klar zu benennen. Was ist die dringendste Aufgabe? Welche Folgehandlungen müssen wann und von wem ausgeführt werden? Klare Verantwortlichkeiten helfen dabei, Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden.
- In stressigen Situationen, besonders in Krisen, zählen nicht nur die Worte, sondern auch die Art der Übermittlung. Ein ruhiger, bestimmter Ton und eine klare Körpersprache stärken das Vertrauen und machen Anweisungen effizienter. Auch in virtuellen Meetings oder über Funk beeinflusst der Tonfall maßgeblich, wie Anweisungen aufgenommen werden.
- Nicht jeder reagiert gleich auf Stress. Anweisungen sollten die individuelle Belastbarkeit berücksichtigen, da zu aggressive oder technische Formulierungen Unsicherheit auslösen können. Einfühlungsvermögen ist gefragt, um die Balance zwischen Klarheit und Sensibilität zu wahren.
EIN BEISPIEL AUS DER PRAXIS: DURCHFÜHRUNG EINER ABSPERRMASSNAHME
Stellen wir uns vor, ein Unternehmen befindet sich in einer Krise – unerwartet versuchen unbefugte Personen das Betriebsgelände zu betreten. Es wird beschlossen, dass sofort Absperrmaßnahmen notwendig sind, um die Sicherheit der Belegschaft und den Schutz sensibler Betriebsbereiche zu gewährleisten.
WIE FORMULIEREN SIE DIE ANWEISUNG?
- „Meyer, raus, vorm Tor absperren.“
- „Meyer, gehen Sie sofort zum Seiteneingang und stellen Sie dort Absperrungen auf. Sorgen Sie dafür, dass keine unbefugten Personen das Gelände betreten. Informieren Sie mich in 10 Minuten über den Stand der Maßnahmen.“
- „Meyer, errichten Sie sofort Absperrungen am Seiteneingang. Nur autorisierte Mitarbeiter dürfen das Gelände betreten. Koordinieren Sie sich mit der Sicherheitszentrale und melden Sie in 15 Minuten, ob die Zugänge gesichert sind.“
- „Herr Meyer, bitte gehen Sie raus und sichern Sie das Gelände.“
ODER:
- Empfänger: „Herr Meyer …
- Auftrag: … errichten Sie bitte sofort Absperrungen …
- Ziel: … am Seiteneingang des Hauptgebäudes. Stellen Sie sicher, dass der Zugang nur für Krisenstabsmitglieder möglich ist. Sollten Sie unsicher sein, fragen Sie im Krisenstab bei Herrn Schmidt nach. …
- Mittel: … Nehmen Sie hierfür bitte das Absperrband aus dem Büromateriallager. Den Schlüssel erhalten Sie am Empfang. …
- Zeit: … Führen Sie die Absperrung umgehend durch und halten Sie diese bis auf Weiteres aufrecht.…
- Rückmeldung: … Geben Sie mir sofort Rückmeldung, wenn die Absperrungen erfolgreich errichtet wurden. Und wenn Sie Fragen haben, dann melden Sie sich bitte!“
Hier ist die Anweisung eindeutig: Es wird konkret festgelegt, wo und warum Absperrungen erfolgen sollen, welche Personen durchgelassen werden dürfen und wann eine Rückmeldung zu erfolgen hat. Diese Präzision sorgt dafür, dass die Absperrmaßnahme effizient umgesetzt wird und keine Missverständnisse entstehen.
DAS „VERSTANDEN?“ AM ENDE EINER ANWEISUNG REICHT NICHT AUS, UM EIN GEMEINSAMES VERSTÄNDNIS VON DER MASSNAHME ZU HABEN.
EVALUIERUNG DER EFFEKTIVITÄT
Denken Sie im Sinne der Lagebewältigung daran, Maßnahmen regelmäßig zu überwachen, um Änderungen frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf weitere Schritte einzuleiten oder bestehende Maßnahmen anzupassen. In Situationen, die sich schnell verändern, ist es entscheidend, flexibel zu agieren und Anweisungen dynamisch anzupassen.
Und vergessen Sie nicht: Auch Herr Meyer hat sicherlich persönliche Bedürfnisse. Bevor Sie Ihren Feierabend antreten, stellen Sie sicher, dass er umsorgt ist und Zeit für eine Pause bekommt.